Frequency Asked Question (FAQ)

Conference co-sponsorship

  • Kemana mengirimkan LoA yang sudah ditandatangani?
    • LoA yang sudah lengkap di tandatangani dan di stempel institusi melalui email ke Help Desk IEEE Indonesia: ieeeid.conf@gmail.com
  • Setelah LoA dikirimkan kembali oleh Help Desk, apa yang harus dilakukan?
    • Silahkan melakukan pengisian secara lengkap MoU/Conference Application Form di Link: disini
  • Apa yang kami lakukan sebelum mengajukan MoU/Conference Application Form ke MCE IEEE?
    • Pastikan website untuk conference sudah disiapkan dan seluruh komponen penyelenggaraan telah diisi dengan benar sesuai isian pada MoU (Important Dates, paper guideline, paper link submission, sponsor, dll.). Keynote page dapat ditampilkan jika sudah ada tapi jika belum ada tidak wajib ditampilkan/opsional. Kesiapan website conference akan mempercepat proses review MoU/Conference Application.
  • Apakah boleh di dalam website conference, schedule/important dates disusun dalam batch, batch-1, batch-2 dst?
    • Penggunaan batch dalam scheduling merupakan praktek yang tidak lazim dan sangat tidak disarankan. Praktek yang lazim adalah melakukan extended submission dengan catatan waktu untuk melakukan review masih mencukupi (minimum tidak kurang dr ~3 minggu).
  • Setelah IEEE MCE mengirimkan approval conference selanjutnya apa yang mesti dilakukan?
    • Silahkan melakukan pengisian secara lengkap IEEE Conference Publication Form di Link: disini untuk memperoleh e-copyright, ISBN dan juga access ke similarity check gratis dari IEEE melalui crosscheck
  • Berapa lama LoA akan diapprove oleh IEEE Indonesia?
    • LoA akan diproses kurang lebih selama 1-2 minggu jika seluruh persyaratan dalam LoA telah dipenuhi dan ditandatangani lengkap. Dalam hal tertentu, kami akan meminta informasi tambahan kepada organizer yang menyebabkan proses approval akan menjadi lebih lama.
  • Berapa lama proses MoU/Conference Application dapat diperoleh?
    • Waktu proses MoU/Conference Application form oleh MCE IEEE umumnya paling lama 1 bulan, jika organizer memiliki catatan sebagai organizer yang pernah menyelenggarakan conference IEEE dengan baik sebelumnya. Jika organizer adalah organizer baru maka proses approval akan lebih lama kira-kira ~2 bulan, jika tidak ada kesalahan dan kekurangan dalam pengisian Application Form. Waktu proses tentu akan lebih lama jika terdapat hal-hal yang diminta untuk diklarifikasi.
  • Saya sudah mengajukan MoU ke IEEE MCE tetapi tidak ada tanggapan selama ~4 minggu dan status masih “in-progress”, apa yang mesti saya lakukan?
    • IEEE MCE menangani aplikasi conference (MoU) diseluruh dunia dan beberapa aplikasi harus direview secara manual terlebih dahulu. Organizer sangat diharapkan untuk mengecek status aplikasinya secara online, atau dapat menanyakan status aplikasi dengan mengirimkan email ke IEEE MCE sebagai reminder.
  • Saya organizer baru, saya butuh informasi lebih detil tentang bagaimana menyelenggarakan conference IEEE.
    • Silahkan mengikuti/menyelesaikan Conference Education Program Course terkait IEEE conference scope, peer review, plagiarism screening, dan technical program management. Click http://bit.ly/precours. Silahkan login dengan akun IEEE atau jika belum memiliki akun IEEE silahkan dibuat terlebih dahulu di http://bit.ly/akunreg. Silahkan juga mengikuti Conference Management Playlist pada channel Youtube IEEE Indonesia di youtube
    • Silahkan bergabung ke dalam WA Group untuk berdiskusi sesama penyelenggara Conference IEEE: wag
  • Berapa lama prosiding conference IEEE akan diterbitkan di IEEExplore?
    • Penerbitan conference yang bekerjasama dengan IEEE akan bergantung pada hasil pemeriksaan kualitas conference dan prosiding oleh tim MCE IEEE. Pada conference tertentu, akan diminta untuk melengkapi Technical Program Questionaire (TPQ) sebagai syarat yang harus dipenuhi sebelum prosidingnya direview tim IEEE. Jika kualitas conference dan paper didalam prosiding yang disubmit berkualitas baik, umumnya akan terbit dalam waktu 1 bulan setelah submission bahkan terkadang kurang dari 1 bulan. Namun akan memakan waktu pemeriksaan lebih lama jika conference & paper dalam prosiding tidak sesuai kualitas dan standar IEEE. Prosiding yang tidak berkualitas baik akan ditolak oleh MCE IEEE untuk diterbikan di IEEExplore.
  • Prosiding atau salah satu paper saya yang terbit di IEEExplore tidak terindex scopus, apa yang harus saya lakukan?
    • IEEExplore terindex major indexing database termasuk scopus dan WoS, berikut list indexing IEEExplore sesuai dokumen ini ( Disini ). Meskipun demikian proses indexing adalah sepenuhnya kewenangan indexer, sehingga terkadang ada sebagian kecil prosiding atau paper di IEEExplore yang belum diindex oleh indexer. Jika conference prosiding atau paper tersebut sudah terbit di IEEExplore namun belum terindex scopus, silahkan hubungi elsevier support dan mengisi seluruh form pada: disini. Umumnya akan dijawab oleh elsevier support dalam 2-3 minggu dan selanjutnya akan muncul dalam indexing scopus.
  • Apakah organiser dapat bekerjasama dengan pihak lain selain dengan organisasi IEEE?
    • IEEE Indonesia tidak akan menyetujui MoU application jika organizer (organisasi non-profit) melakukan kerjasama dengan pihak lain (tertuang di dalam MoU MCE IEEE) yang bukan merupakan organisasi non-profit resmi yang ditunjukkan dengan Akta atau surat resmi lainnya.
  • Kami ingin mendaftarkan mahasiswa S1 atau Pasca Sarjana sebagai member untuk memenuhi persyaratan LoA, apa yang sebaiknya kami lakukan?
    • Silahkan daftarkan mahasiswa S1 atau Pasca Sarjana dgn menggunakan diskon FUTURE50 yang diinput pada saat pendaftaran membership mahasiswa melalui pembayaran langsung dengan paypal atau kartu kredit. Dengan menggunakan diskon tersebut, maka hanya perlu membayar 13,5$/mahasiswa dibanding membership normal 27$/mahasiswa. Diskon ini tidak berlaku untuk profesional member. Pembayaran melalui mata uang rupiah juga dapat dilakukan dengan merujuk pada laman ini payment. Perlu diperhatikan bahwa proses membership dengan mata uang rupiah membutuhkan waktu proses ~1 bulan.